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注冊美國公司請注意,美國司法部發布新版合規

時間:2019-05-30 11:28 作者:顧邦企業顧問事務 網址:www.gdcbg.com
 注冊美國公司請注意,美國司法部發布新版合規!2019年4月30日,美國司法部刑事處發布了更新版的《公司合規程序評估》指南(“《更新指南》”)。其中,有哪些問題值得美國公司注意?

  美國司法部發布新版合規
 
  美國普衡律師事務所(Paul Hastings LLP)律師、司法部《反海外腐敗法》(Foreign Corrupt Practices Act)部門前副主管Nathaniel Edmonds稱,對于公司的合規管理人士及首席法律顧問辦公室來說,這份新指南進一步明確了司法部首要考慮的問題,可能有助于他們在公司內部尋求預算及落實優先考慮事項。


  這些指南雖然不是正式的規范,但提供了有關檢方可能向被指控存在不當行為的公司問哪些問題的一些信息。例如,這份補充指導檢察人員評估一家公司是否向禮品或招待等低風險交易投入了過多的關注,而對像高風險國家的第三方合約這樣的大額支付審查不足。
  這份補充還指導檢察人員評估薪酬激勵以及一家公司是否對第三方關系進行監督,例如審查供應商的審計權等。


  《更新指南》所探討的公司合規程序是美國法律項下的要求,原則上也主要針對美國公司。
  但經濟全球化的背景以及美國法律長期的域外管轄實踐,使得許多非美國注冊的跨國企業(包括中國企業)在全球經營活動中都會面臨適用美國法律的情形。
  因此,中國企業在全球化的進程中面臨的來自美國執法與訴訟的風險日益增加,而近期中美貿易摩擦的升級則會進一步加劇這一風險。
有鑒于此,越來越多的中國企業已經意識到了構建公司合規體系的重要性。
 
  主要變化
  與2017年的舊版指南相比,《更新指南》在以下兩個方面進行了著重的強調:
  1、公司的合規程序不應該是一成不變的,而是應該結合其自身的合規經驗與教訓,根據公司經營狀況的發展來不斷更新,使得公司可以有效應對時時發展的外部環境。
  2、公司應該重視合規工作中獲得的相關數據,通過這些數據來評估并加強其合規程序與內控體系,并通過該等數據的運用來有效追蹤違法違規行為從而使得內部調查得以快速啟動。
  司法手冊所指出檢察官應提出以下三個“基本問題”:
  1、“公司的合規程序是否設計良好?”
  2、“這個程序是否得到了認真、真誠的執行?”換句話說,該程序是否得到有效實施?
     3、在實踐中“公司的合規程序是否有效”?
 
  主要內容
  三個基礎問題將協助檢察官判斷一個合規程序是否有效:

  公司的合規程序是否設計良好?

  “評估任何程序的關鍵因素是,該程序的設計是否足夠有效,以最大限度地預防和發現員工的不當行為,以及公司管理層是否在執行該程序,或在暗中鼓勵或迫使員工從事不當行為。”
  因此,檢察官應該檢查“合規程序的全面性”,以確保公司不僅明確表明了對不當行為的零容忍,而且制定了適當的政策和程序(從作業的責任,培訓到系統的激勵機制和紀律)來確保合規程序完全融入公司的業務和員工。
  風險評估:公司合規程序應當包含公司識別、評價和定義風險特征的方式,以及在何種程度上匯總公司的資源來應對這些風險。
  政策和程序:公司應當制備一套既可以弘揚企業道德文化,又可以降低企業風險的公司政策。
  培訓與溝通:合規程序應當包括向所有的董事、經理、員工(必要時包括代理商和業務伙伴)提供相關培訓并頒發培訓證書。
  匿名舉報體系和調查程序:公司應當建立員工匿名舉報的可靠機制以及合理的投訴處理機制。
  第三方管理:在第三方關系方面,應適用基于風險類別的盡職調查手段。
兼并與收購:對于兼并與收購的目標,公司也應當開展充分的盡職調查。
 

  這個程序是否得到有效實施?

  如果不能嚴格執行和有效落實,那么即便是一個精心設計的合規程序在實踐中也可能是不成功的。檢察官被要求去調查,合規程序究竟是“紙上工程”還是“以有效的方式進行了酌情實施、審查和修訂”。
  除此以外,檢察官應當判斷“公司是否有充足的員工來對合規工作的結果進行審計、記錄、分析和運用”。
  檢察官應當判斷“公司的員工是否充分了解合規程序并確信公司程序作出的承諾”。
  中、高管理層承諾:合規程序的有效性要求公司高級管理層(董事會及高管人員)從公司頂層設定合規的基調,并且應明確闡明公司的道德標準。
  自主性與資源:合規程序有效實施還取決于公司合規部門人員是否具有足夠的權威來發現和防止不當行為的發生,以及公司在合規崗位是否配備了足夠的人力和資源。
激勵與處分措施:公司應當實施明確的違法違規處罰措施,并且保證該處罰措施在公司內部得以始終如一地執行。
 

  在實踐中公司的合規程序是否有效?

  在評估公司在不當行為發生時,合規程序是否有效地起到作用時,檢察官應考慮公司是否發現不當行為、如何發現不當行為、在調查可疑的不當行為時有哪些合適的調查資源可以運用,以及公司補救措施的性質和徹底性。
  為了確定公司的合規程序在作出起訴決定或決議時是否有效,檢察官應考慮該程序是否隨著時間的推移而演變,以應對現有和不斷變化的合規風險。檢察官還應考慮,該公司是否進行了充分和實際的根源性的原因分析,以了解是什么導致了不當行為,以及為防止今后發生類似事件而需要采取的補救措施的程度。
  具體考量的因素包括以下三個方面:
  持續改進、定期測試與審查:有效合規程序的一個標志是其改進和發展的能力。公司應當努力評估和審查其合規程序并確保其不會過時,但具體評估和審查的頻率應取決于公司的具體規模和復雜程度。
  調查不當行為:公司應當建立良好運作且資金充裕的調查機制,以便及時徹底地對公司內存在的違法違規行為及時展開調查。
  分析和改正潛在不當行為:合規程序另一項重要的指標便是公司是否對于違法違規行為產生的深層次原因進行分析,并且及時采取補救措施。
 
 
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